Opsta pravila

Opšta pravila o učestvovanju na sajamskoj priredbi
Belgrade Future Gaming
 

Preuzmite PDF - Opšta pravila

POLAZNE ODREDBE

Na sajamskoj manifestaciji, po pravilu, mogu da učestvuju isključivo pravna lica.
 

IZLAGAČ

Pravno lice  koje zakupljuje određeni izlagački prostor i plaća izlagačku upisninu.

U cenu izlagačke upisnine uračunate su sledeće usluge:
 

a) besplatne izlagačke propusnice
b) besplatne propusnice za parking
c) isticanje u zvaničnom sajamskom katalogu
 

KOIZLAGAČ

Posebno pravno lice koje predstavlja izlagač.

Koizlagač ostvaruje ista prava kao i izlagač ukoliko je izmirio izlagačku upisninu.

Koizlagačem se tretira isključivo pravno lice koje na štandu vidljivo istakne bilo koje obeležje koje ne pripada izlagaču.

Ukoliko izlagač ne prijavi koizlagača, organizator će  naknadno naplatiti od izlagača troškove koizlagačke upisnine.

RADNO VREME

Vreme korišćenja zakupljenog izložbenog prostora za vreme trajanja priredbe utvrđuje organizator.

Trajanje sajamske priredbe je dva dana.
- Prvi dan od 10.00h do 18.00h
- Drugi dan od 10.00h do 17.00h

Vreme montaže štanda je četiri dana pre početka sajamske manifestacije, u vremenu od 08.00h do 20h.

Vreme demontaže štanda je dva dana posle zavrsetka sajamske manifestacije, u vremenu od 08.00h do 20.00h.

Izlagač se obavezuje da poštuje vreme montaže / demontaže, odnosno otvaranja i zatvaranja sajamske manifestacije, a posebno da štand sa eksponatima bude u funkciji do zatvaranja manifestacije.

DODELJIVANJE IZLAGAČKOG PROSTORA

Izlagački prostor se smatra dodeljenim kada organizator pošalje izlagaču na mail prijavu na overu.

Rok za overu izlagacke prijave je je 10 dana od prijema iste, u protivnom organizatorzadrzava pravo da ponisti dodelu izlagackog prostora.

Zakupnina izložbenog prostora se obračunava prema bruto površini dodeljenog izložbenog prostora.

Pri obračunu zakupnine prostora svaki započeti kvadratni metar se  računa kao ceo. Minimum izložbenog prostora koji izlagač može da zakupi iznosi 12m²

 

IZGRADNJA I UREĐENJE IZLOŽBENOG PROSTORA

OVERA PROJEKTA

Izvodjač izgradnje štanda izlagača obavezan je da organizatoru dostavi projekat štanda u formi prijavena overu najkasnije do 01.05. tekuće godine.

Ukoliko se projekat ne overi, organizator zadržava pravo da ne dozvoli početak gradnje štanda.

Obaveza podnosioca projekta je da izgrađeni štand u svemu odgovara overenom projektu
Projekat treba da sadrži tehničke podatke koji jasno definisu veličinu i visinu projektovanog štanda.

Potrebno je priložiti:
- crtež osnove štanda
- crtež izgleda štanda (crtež mora biti iskotiran)
 

TEHNIČKI USLOVI
 

• Podignut pod na štandu je obavezan.
• Minimalna visina tipskog štanda mora biti 2,5 m, a maksimalna 3m.
• Dozvoljena visina konstrukcije pregradnih zidova štanda je 3m.
• Ukoliko reklamne kule, stubovi, zidni panoi ili drugo, prelaze visinu od 4 m neophodna je saglasnost organizatora.
• Svaki izlagač je dužan da napravi svoj zid, bez obzira na postojanje zida susednog štanda. Ukoliko izlagač želi da koristi zid susednog štanda kao svoj, potrebno mu je pisano odobrenje izlagača sa tog štanda. Odobrenje treba dostaviti uz projekat.
• Zabranjeno je zakucavanje, zavrtanje, lepljenje, zavarivanje, bušenje ili slično, bilo kog dela Hale.
• Prilikom postavljanja svetiljki ili drugih izvora osvetljenja, neophodno je voditi računa da njihova udaljenost od zapaljivih površina bude najmanje 40cm.
• Pod štanda se, ukoliko je to potrebno, može podići najviše za 20cm. Podna konstrukcija mora da bude bezbedna za hodanje, da bude obrađena po ivicama i montirana tako da ne ošteti pod Hale.
• Elementi štanda ne mogu prelaziti gabarite štanda.
• Zid štanda ka prolazu ne sme biti duzi od 1/2 dužine te strane štanda.
• U hali je moguće kačenje sa plafona iznad štanda, tehnički uslovi za odobrenje su u isključivoj nadležnosti projektnog biroa Beogradskog sajma i inspektora hale.
   

NAKNADA ZAJEDNICKIH TROSKOVA

Za overu projekta, odnosno za period montaže / demontaže štanda izlagači, odnosno izvođači radova koji za njihov račun vrše izgradnju štanda, plaćaju obaveznu naknadu zajedničkih troškova.

Visina naknade po ovom osnovu je prikazana u prijavi za izvođača izgradnje štanda.

OSIGURANJE ZA VREME TRAJANJA MONTAZE/DEMONTAZE

Osiguranje za vreme trajanja montaže / demontaže štanda je obaveza izvođača izgradnje
standa.

Odgovornost za štetu nastalu na imovini, zaposlenima ili trecim licima, ukoliko nisu osigurani, u potpunosti snosi izvođač gradnje štanda.
 

PRIKLJUČAK ZA ELEKTRIČNU ENERGIJU

Električna mreža Beogradskog sajma raspolaže naponom od 220 V monofazne i 3 x 380 V trofazne naizmenične struje od 50 Hz.

Izlagači su u obavezi da vode računa o tome da sva instalacija i aparati budu prilagođeni tom naponu.

Ukoliko postoji potreba za snagom većom od 15 kW, izlagač to treba da napomene u kako bi se obezbedio odgovarajući priključak.
Štand može imati razvodnu tablu koju obezbeđuje organizator (nije uračunata u cenu priključka) ili može imati sopstvenu razvodnu tablu koja će biti priključena na mrežu.

Priključak instalacije mora odobriti inspektor hale.

Sve instalacije moraju odgovarati tehničkim propisima, u suprotnom neće biti priključene dok se ne ispune tehnički uslovi.

Nakon obezbeđivanja odgovarajućeg priključka sa naznačenim tehničkim kapacitetom potrošnje (bilo da se električna energija koristi za potrebe rasvete štanda ili demonstriranje eksponata) izlagač ne sme da vrši izmene i dopune na instalaciji niti da pređe dozvoljeni kapacitet potrošnje.
 

Vrste i cene priključka za električnu energiju usluga su navedene u Cenovniku tehničkih usluga

Električna energija za potrebe izgradnje štanda ili testiranje eksponata će biti uključena na štandu u vremenu od 08.00h-20.00h, a prema pravilima Beogradskog sajma koji obezbeđuje tehničke usluge (nisu moguća odstupanja).

Električna energija za vreme trajanja priredbe će biti uključena na štandu od 08.00h – 18.30h, tj preporučuje se da se svi aparati na štandu isključe pre 18.30h.
Organizator ni u kom slučaju nije odgovoran ukoliko dođe do štete nastale neisključenjem aparata.

PRIKLJUČAK ZA INTERNET

Naručene Internet usluge će biti dostupne:

• WiFi tri dana pre pocetka priredbe,
• na UTP kablu dan pre pocetka priredbe

Vrste i cene internet usluga su navedene u Cenovniku tehničkih usluga.
Za sve tehnicke informacije u vezi interneta neophodno je kontaktirati iskljucivo IT sektor Beogradskog sajma: it@sajam.rs koji obezbedjuje uslugu.

PRIKLJUČAK ZA VODU

Ukoliko je izlagačima potrebna vodovodna instalacija, moguć je priključak na vodovodnu instalaciju Beogradskog sajma.

Priključak na instalaciju može izvršiti isključivo stručno lice Sajma.

Sve vrste vodovodnih instalicija i cene navedene su u Cenovniku tehničkih usluga
 

VAŽNE NAPOMENE

Organizator je u obavezi da sve vrste tehničkih usluga obezbedi na štandu predviđenom za određenu uslugu i samo tu se garantuje kvalitet usluge.
Izlagači moraju imati u vidu koliko će korisnika koristiti određeni priključak, te da u skladu sa tim naruči tehničke usluge.
U slučaju da kvalitet usluge izostane usled nesrazmere broja korisnika i kapaciteta određene usluge, organizator ne snosi odgovornost.
 

ŠPEDITERI I CARINA

Teritorija Beogradskog sajma je carinsko područje za robu koja se izlaže na izložbama.

Izlagači su dužni da se u manipulaciji robom pridržavaju carinskih propisa. Odnose sacarinskim organima izlagači regulišu neposredno preko zvaničnog zastupnika ili preko ovlašćenog špeditera.

Zvanični špediter sajamske manifestacije Belgrade Future Gaming je: MBELIT d.o.o.

Sve informacije o njihovim špediterskim uslugama mogu se dobiti upitom na mail:
mbelit.sped@gmail.com

Izlagači imaju pravo da koriste usluge bilo kog drugog ovlašćenog špeditera.

Organizator je u obavezi da izlagaču overi izlagačku prijavu kojom potvrđuje njegovo učešće na priredbi i kojom izlagač može ostvariti prava uvoza po carinskim propisima Republike Srbije.

ISTOVAR / UTOVAR EKSPONATA VILJUŠKAROM

Istovar  / utovar  eksponata, odnosno unos i iznos iz hale viljuškarom se vrši isključivo preko organizatora :
team@belgradegaming.com
 

OSIGURANJE

Eksponati i druga imovina izlagača moraju biti osigurani od krađe, oštećenja i sl. Osiguranje pada na teret izlagača i nije uračunato u troškove izlaganja.

Osiguranje mora obuhvatati period od istovara robe na Sajmu do njenog utovara u transportna sredstva za odvoženje sa teritorije Beogradskog sajma, kao i osiguranje robe i lica na samom štandu za vreme trajanja sajamske manifestacije.

Ukoliko dođe do oštećenja eksponata ili osoba na štandu, a oni nisu osigurani, odgovornost snosi isključivo izlagač.
 

UGOVARANJE I NAČIN PLAĆANJA

Izlagač se obavezuje da izvrši plaćanje prema roku koji je naveden na predračunu ili računu, a na osnovu podnete prijave.

Rok za plaćanje celokupnog iznosa na osnovu podnete prijave je 01.05. tekuće godine.

Naplata se obezbeđuje u skladu sa Zakonom o platnom prometu Republike Srbije.

U slucaju plaćanja posle ugovorenog roka, izlagač plaća kamatu u visini zvanično objavljene zatezne kamate.

Izlagač može da povuče podnetu prijavu za učestvovanje u roku od 5 dana od dana podnošenja prijave, isključivo pisanim putem.

U slučaju da podnetu prijavu za učestvovanje povuče posle navedenog roka, izlagač je u obavezi da organizatoru plati celokupan iznos ugovorene usluge.

Organizator ima pravo da izda predmetni prostor bez ikakve nadoknade prema izlagaču u slucaju neblagovremenog povlacenja prijave ili neizvršenja uplate u potpunosti i u predviđenom roku.
 

OTKAZIVANJE OD STRANE ORGANIZATORA / VIŠA SILA

Ako mesto postane nemoguće za održavanje sajamske manifestacije iz razloga koji su izvan kontrole organizatora, organizator zadržava pravo da promeni lokaciju, odnosno datum održavanja manifestacij, a najkasnije 30 dana pre zakazanog početka.
 

OBAVEZE IZLAGAČA

Dužnost izlagača je da poštuje pravila Hale koja se tiču njenog očuvanja (ne smeju da se oštećuju zidovi i pod Hale ili bilo koji drugi njen deo).
Pravila se moraju poštovati tokom montiranja i demontiranja štandova, kao i za vreme trajanja same manifestacije.

Za sva oštećenja se naplaćuje pričinjena šteta, čija se visina utvrđjuje komisijski.

Izlagač ne sme da postavlja eksponate izvan izložbenog prostora koji je zakupio.

Izlagač je obavezan da vodi računa o tome da se ni na koji način ne ugrožava prostor susednog ili nekog drugog štanda, bilo zaklanjanjem štanda, njegovih postera ili slobodnog prilaza istom.

Izricito je zabranjeno unosenje otvorenog plamena ili tinjajucih proizvoda na sajamsku manifestaciju, kao i pušenje na štandu.

Neophodno je voditi računa da put do hidranta za gašenje požara i razvodnog ormana za struju ostanu prohodni.

Na štandu se ne dozvoljava upoteba zvučnih elektronskih uređaja koji proizvode nivo buke veci od 50 decibela.


Zvučna reklama i muzika mogu se koristiti  u okviru standa izlagaca samo pod uslovom da ne remete poslovanje drugih izlagaca , a termin i duzina trajanja posebnih performansa van zakupljenog prostora moraju unapred biti prijavljeni i odobreni od strane organizatora
 

OBAVEZE I PRAVA ORGANIZATORA

Organizator je u obavezi  da izlagaču stavi na raspolaganje prostor na poziciji i velicini koja je ugovorena, kao i tehničke usluge prema potrebi, a u skladu sa tehnickim mogucnostima.

Organizator zadrzava pravo da bez naknade snima i objavljuje eksponate i standove za svoje potrebe.

Ukoliko treće lice podnese odštetni zahtev zbog kršenja autorskih, patentnih i licencnih prava od stranje zakupca prostora, organizator se neće smatrati odgovornim na bilo koji nacin, već je isključivo odgovoran zakupac prostora.

Organizator ne daje bilo kakve garancije oko učešća ili neučešća bilo kog potencionalnog izlagača kao ni o broju izlagača ili posetilaca.
Opšta pravila o učestvovanju na sajamskoj manifestaciji BELGRADE FUTURE GAMING su sastavni deo prijave za ucestvovanje.